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Wantedly 新着応募の初動対応を逃さないように Slack で共有するようにした話

採用応募の対応が遅れる・・・これはマズい!

採用応募の初動対応は2〜3営業日以内に、と言われています。

この期間を過ぎると、返信率が下がったり、会社の悪い印象を持たれたりと、せっかく応募いただいたのに面接に繋がらないことが経験則からわかっています。

応募者は自分の会社だけに応募しているわけではありません。他の会社ももちろん検討しているわけで、面接に繋がらなければ比較対象にもなれず、よい人材を採用できる機会を損失してしまいます。

「採用応募があればすぐに返信対応する」

こうした地道な積み重ねが採用の競合との差をつけられるものと思っています。

しかし、ジークスでは採用担当とはいえみんな現職のエンジニアだったりデザイナーだったりと、案件を抱えていてなかなか対応できない場面もあります。

ここはエンジニアらしく IT で解決することにしました。

Slack の採用チャンネルに通知を流す

ジークスでは社員間同士のコミュニケーションや業務連絡に Slack を採用しています。

2016年頃に Skype から Slack に乗り換え、今では業務連絡やプロジェクトの連携、社員同士の雑談など欠かせないツールになっています。

もちろん採用に関するチャンネルもあり、採用に関する連絡や情報共有などをしています。

このチャンネルに通知することで、初動対応のタスクが発生したことを迅速に担当者間で共有することができると考えました。

しかし Wantedly には現時点(2018年4月)でそうした API がないので、プル型の通知取得という線はなくなりました。

そこで Wantedly 側の機能ではどうしようもないので(運営さんごめんなさい)、Slack の機能で対応することにしました。

Slack 公式「Email アプリ」で新着メールをチャンネルに転送する

Slack には機能を拡張するアプリがいくつも用意されています。

このアプリをインストールすることで Slack の機能をより便利に拡張することができます。

何かアプリが使えないかと探していたところ、「Email」という有料プランのみで使用できるアプリをがあることを発見しました。

メールで Slack に投稿できるようで、このケースにピッタリのアプリが見つかりました。

チャンネル用のメールアドレスを発行し Gmail から転送設定する

それでは設定の内容を追いかけてみたいと思います。

まずは Email アプリのインストールです

インストールした後「Add Configuration」で設定を作成します。

通知を送るチャンネルを選択(今回は既存の採用チャンネル #mid-career を選択)して「Add Email Integration」をクリックします。

設定の詳細ページにあるメールアドレスがこのチャンネル専用の転送先アドレスになります。このアドレスにメールを転送すればチャンネルに通知されるようになります。

ジークスでは G Suite を導入しているので、Gmail で転送設定します。

Wantedly から届く「新着の応募があります」という件名とメールアドレスを抽出条件にしたフィルタを作成し、転送先設定にさきほど発行されたチャンネル専用のメールアドレスを設定します。




動作に必要な準備はこれだけです!簡単ですね。

あとは Wantedly からの通知とすぐにわかるように、メッセージのアイコンを Wantedly のロゴに変更しました。


Wantedly Brand Assets https://www.wantedly.com/developers/brand_assets

Wantedly のロゴは「Wantedly Brand Assets」からダウンロードして利用させていただきました。

‼ 忘れてはいけないのが、現在の募集を全てウォッチすることです。

これをしておかないと他の担当者が作成した募集への応募が通知されません。※ 新しく追加された募集も継続的にウォッチする必要があります。

さてこれで本当に準備完了!あとは応募の通知を待つのみです。

通知アリ!これで対応遅れゼロ!

Slack のチャンネルにはこのように表示されます。

メールの本文も Slack 内で展開して確認できます。

本文には、どの応募記事からの応募か、応募者の属性などが記載されているので、どの担当者が対応するべきなのかが判断できると思います。

なにより、普段の業務で使用しているので見逃しがなくなりますし、採用応募全体の成果も共有でき、採用活動のモチベーションや興味につながると思います。

まとめ

  • Slack へのメール転送は設定も簡単で便利!
  • 全体で共有することで採用担当現場の温度差が少しでも埋まるかもしれない
  • メールよりSlackの方がよく見るので見逃しがなくなる

などなど設定の簡単さの割にはかなり効果が期待できると思います。

この採用での事例とこの記事をみて、実際の案件のチャンネルに導入され、お客様へのレスポンスが早くなったりなどの効果もありました。

また Slack の活用事例や採用現場の工夫などがあれば紹介したいと思います。

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