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無理難題を「できる」に変えたチーム力。急造プロジェクトがわずか3ヶ月で年間1000万超のコストダウンを実現するまで

こんにちは。ウィルゲート広報の森園(@morizooo0825)です。

ウィルゲートでは、四半期に一度、優れた成績を収めた社員や見本となる行動を実現した社員を表彰しています(リモートで開催された表彰式の様子についてはこちら)。

今回紹介するのは、2019年度第4Qを通じてもっとも活躍したチームやプロジェクトに贈られる「MVT」を受賞した「SFA開発コスト削減PJ(プロジェクト)」。

当初は「実現は難しいのでは」と思われていたプロジェクト。ですが、個々人の専門性を生かし合い、チーム一丸となって粘り強く取り組んでいった結果、わずか3ヶ月という短期間で年間1千万円超のコストダウンが実現しました。

今回は、そんなSFA開発コスト削減PJの取り組みについて、チームメンバーのみなさんにオンラインでインタビューした内容をもとに紹介させていただきます。

■今回インタビューをした「SFA開発コスト削減PJ」のメンバー

◉後藤 淳二
開発室 インフラユニット マネージャー。コスト削減PJではPM、SFA 開発運用を担当。
◉大嶋 真治
開発本部ユニット ディレクター。経営管理室 事業推進ユニットを兼務。コスト削減PJではPMOとして、PMである後藤のフォロー等を担当。
◉岡田 正平 (Twitter:@okashoi
開発室 メディア開発ユニット アーキテクト。コーポレートデザイン室を兼務し、技術広報等を担う。コスト削減PJではSFA 開発運用を担当。
◉水口 晴美
開発室 ソリューション開発ユニットに所属。コスト削減PJではSFA 開発運用を担当。
◉宮西 由貴
開発室 コンテンツ開発ユニット。コスト削減PJではSFA 開発運用を担当。


コストダウン実現を目指し「SFA開発コスト削減PJ」が発足

様々なコストの妥当性を検討する一環として、ウィルゲートで全社的に利用しているSFA(営業支援システム)の運用コストの見直しが2019年12月に本格的に行われました。

もともとSFAの利用にかかっていたコストは、年間にして3000万円ほど。少なくない費用がかかっていたため、必要以上に利用しているのではないか、自社で機能開発を行うことでライセンスのランクを落とせないか、といった見直しをすることになりました。

そこで立ち上げられたのが、SFA開発コスト削減PJ。本プロジェクトPMO(Project Management Office)の大嶋は最初に相談を受けた当時を、こう振り返ります。

大嶋:
成功させるのは結構難しいんじゃないかと思いました。というのも、SFAは会社の基幹システムであり、多くの社員が利用しているツールなんです。なので、たとえばコスト削減に伴いライセンスのグレードを下げるとなると、これまでSFAの機能を使って行っていた社内業務の一部ができなくなるなど、当然、影響は大きくなってきますよね。

もちろん、継続利用が必要なSFAの機能については、機能改修を行うなどあらゆる対応を視野に入れて考えていました。しかし、どこまでちゃんと対応できるかどうかは分からないところもありました。

さらに「約2ヶ月間で開発を完了しなければならない」「決して利便性を上げるような取り組みではないため、社内で非難を受けるかもしれない」「分からないことも多く、トラブルも起きるかもしれない」……などと、“炎上必至のプロジェクト”だったんです。

地道なヒアリングからのスタート

そのように様々なトラブルが予期されている中始まった、SFA開発コスト削減PJ。本格的にスタートしたのは1月からでした。

(1月当初に引いた全体のマイルストン)

まず行ったのが、「誰がどういう使い方をしているのか?」「使用頻度はどれくらいか?」といった、各部署のマネージャーや現場社員に対する地道な業務ヒアリング。

そのヒアリングの次のステップとして、「機能を集約できないか?」「他のツールに変えられないか?」「機能改修によってどんな影響が出そうか?」といったプロジェクト内での検討・各部署のマネージャーや現場社員への相談を継続的に重ねていきました。

「商談」「契約」という2つのオブジェクトに絞ったSFAの機能改修の実施

ヒアリングと並行して、SFAの技術検証、移行機能開発を実施。改修の詳細については、開発担当のメンバーが中心となり考えながら進めていきました。

機能開発対象となったのは、「商談」「契約」という2つの対象項目。「対象となるSFAの標準機能を全て移行するのはリスクが大きい(成功確度が低い)ため、機能ごとに分けて対応方針と優先順位を設定して進める」という方針にそって開発が進められていきました。

(開発対象となる対象項目検討時に整理した表)

本プロジェクトの発足前からSFAの開発運用に携わる宮西は、「これまで使われていた機能は従来通り使用できる必要がありました。SFAの操作画面上としては変わりがなく、裏側だけをイチから作っていきました」と語ります。

そのような継続的なヒアリング、並行したSFAの開発を進めていった結果、

・これまで使われてなかった余剰アカウントの削除
・「商談」「契約」の機能開発によって、事業部業務に影響を大きく出さない形で、費用をおさえたライセンスへのグレード変更

などに成功。結果として、3ヶ月という短期間で約3000万から約1700万と、年間1000万円超のコストダウンが実現しました

プロジェクト成功の鍵は「仮説の精度の高さ」と「粘り強さ」

プロジェクトメンバーのみなさんにインタビューする中で、「今回のプロジェクトにおいてうまくいった点」に関してよく出てきたのが、「正しく」「粘り強く」取り組めたということ。

「正しさ」について具体的に何かと聞くと、SFA開発を担当した岡田はこう答えました。

岡田:
とにかく仮説(最初の開発設計)の精度が高かったんです。プロジェクトを進める中、その仮説がことごとくハマっていって。以前からSFA開発に携わっていた後藤さん、宮西さんの深い知識、知見があったからこそ、良い仮説のアイデアが出たのではないかと思います」

(SFA開発を担当した岡田)

そして、最初の仮説の正しさだけでなく、取り組みを進める上での「粘り強さ」もあったといいます。

水口:
プロジェクトのミッションや指針、判断基準が明確だったからこそ、「絶対にやりきるんだ」という思いも強くなりました。それはプロジェクトで連携のあった事業部との目的・目標の共有化にも生かされ、協力的に対応してもらえたことにつながりました。
事業部からの理解が得られたのは、各部署の担当者からの細かなヒアリング、全体を巻き込んだ調整など、大嶋さん、岡田さんを中心としたメンバーの粘り強い取り組みがあったからではないでしょうか。

あとは定めたゴールに対してしっかり逆算できていたこと、各メンバーの専門性がうまくかみ合わさったことが、今回のプロジェクトの成功の秘訣だったと思います。

そしてPMOの大嶋は、こう振り返る。

大嶋:
プロジェクトを進める1人ひとりの取り組み方が、成功を呼び寄せた部分は多分にあるんじゃないですかね。
無理難題でも、上手くいくまで色々な選択肢を試せば良い、くらいのポジティブさで進めていたことがよかったと思います。

プロジェクト成功の鍵となった「正しさ」「粘り強さ」

ゴールまでの道筋をしっかり見据えたまま、メンバー全員が同じゴールに向かってプロフェッショナルに活動し、最後まで諦めずに走り抜けた。それが成果に大きくつながったということが、インタビューする中で見えてきました。

「技術を開発へ、開発からビジネスへ」

最後に、今後のビジョンについて話してもらいました。

その中で、プロジェクトのPMを務めた後藤は、最後に今回のプロジェクトを振り返りながら、「開発からビジネスへ」というテーマについて語りました。

後藤:
今回のプロジェクトは、決して利便性を上げるような取り組みではないにも関わらず、大勢の社員の皆さんに協力していただいたことは感謝しかありません。

現状、有用な技術を取り込んで開発に活かすことは常に実施できていますが、「開発力をビジネスに転換する」というテーマはまだ果たせていません。そこで、今開発室全体として掲げているテーマが「技術を開発へ、開発からビジネスへ」。やっていきたいこと、やっていかなればならないことはまだまだあります。


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