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TORIHADA流・会議の極意「スマカン」とは?

こんにちは。
TORIHADAで企画・広報などを担当している伊部凜(いべ・りん)です。
ブログ「MEGAPHONE(※)」を担当しております!


「MEGAPHONE」では、TORIHADAのメンバー紹介や社内の雰囲気などを紹介していきます。
このブログを通してTORIHADAの良さを広めていけたら、と思いますので、よろしくお願いいたします!

(※)なぜ、「MEGAPHONE」なのか?
このブログ読んでくださった方々に、TORIHADAの魅力を声を大にして伝え、拡散できればいいな。
という思いが込められています。



TORIHADAも創業二期目に入り人数も増えたことで、社内でのMTGや定例などの会議が多くなってきました。
そこで、できる限り会議をスマートに行い自分の作業時間を確保できるような新ルールをまとめました。

その名も「スマカンの心得」!

スマカンはsmart conferenceの略ですね。
ヤングさん(取締役・若井)が3秒で命名してくれました。


「スマカンの心得」

①GAT死守:GATの事前共有、GATを守って会議を進める

GATとというのは、
・G ゴール(Goal)「今日何が決まればOKなのか」
各議題のゴールラインについて事前に明示することで 曖昧な形で議論が進むことを防ぎます。

・Aアジェンダ(Agenda)「話すべき議題」
議題をきちんと提示しホワイトボードに書き出し、 会議中に確認できるようにしています。

・Tタイム(Time)「今日の時間配分」
その日の会議の時間配分を事前に行い、会議中の目安にしています。
会議を時間通りに始め、時間通りに終わることを心がけます。

②ふんわり撲滅:タスク、ミッション、進捗、ネクストアクション、期限の可視化をする

私の所属するカルチャー室では、このようなガントチャートを毎回の定例で使用しています。


③間延び禁止:できるだけ短い時間で行う 1時間以上になる場合は途中で5分休憩をはさむ

・人が集中し続けられる限度は60分
→60分を超える場合は30分ごとに5分休憩を挟みます

・人の集中周期は15分
→15分×○セットで会議の時間を設定します

・食後や夜は集中力が低下する
→時間のある営業時間後などに会議を入れがちですが、効率が悪くなってしまうので、できるだけ夜は避けて午前中に行います

・資料は全員が目を通してから参加
→会議をスムーズに進行させるため、使用する資料は当日までに共有します

④議事録命:チーム内でテンプレートを設定・見やすくする

せっかく会議中の時間を使っているのだから、見やすく簡潔にまとめた方がいい!と思い、テンプレートなども作りました。

そして「スマカン」を意識して行うために重要となる3つの役割の定義づけも行いました。

①ファシリテーター

スマートに会議を進行し、メンバーの意見を引き出し、まとめる役割を担います。

②議事録係

議事を取る役割を担います。
先ほども書いたように、「議事録命」な訳なので、とても重要な役割です。

③ジャッジマン

こちらは普通の会議にはあまり存在しないであろう方ですね。
会議全体のジャッジをする役割を担います。

TORIHADAではジャッジマンシートというものを作り、各会議で記入をしてもらっています。

TORIHADA流・会議の極意「スマカン」

①GAT死守

②ふんわり撲滅

③間延び禁止

④議事録命


TORIHADAの全ての会議がスマートに進行されるよう、全社で徹底していきたいと思います!




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