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社員のアイディアを形にした、トレタのオンラインコミュニケーションの工夫と取り組み

トレタでは、新型コロナウイルス感染拡大の状況を考慮し、2020年1月28日からリモート推奨、3月27日からは全社員原則リモートワークを行なっています。

リモートワークルールの詳細についてはこちら

「仕事以外の何かと両立するための手段ではなく、仕事に最大限集中するために時には環境を変えてみること、時間の使い方の無駄をなくすこと」を目的として、以前からリモートワークの運用を行なっていましたが、今回は政府の緊急事態宣言をうけて、社員全員フルリモートに急遽切り替えました。

出社はなくなっても業務は継続する中、「今までは対面だったけどどうしよう!」「出社してる時とコミュニケーションの量って変わるのかな?」など心配はありましたが、オンラインツールを利用しながら社員のアイディアを元に工夫を加えることにより、出社時とは一味違ったコミュニケーションの形に気づくことができました。

それでは今回、急遽企画した4つの取り組みをご紹介します。

1. 入社オンボーディング

2. ONE Meeting(全社会議)

3. スナックひとし

4. 週イチ!トレタ社員食堂 @ Zoom店

1. 入社オンボーディング

4月1日に入社した社員のみなさんは、なんと初日からフルリモート勤務をすることに。

しかも入社6日前に決定したため、オンボーディングを担当する社員全員で急遽前日まで準備を重ね、入社オリエンテーション(人事・総務・情報システムが担当)から、入社研修(全8コマ、各分野の講師が担当)をオンラインで実施しました。

写真は入社研修の際の様子です。

「はじめまして」の社員がほとんどなので、できるだけお互いの表情がわかるようにカメラオンでの参加をお願いしました。

フルリモートでの研修は初めての試みでしたが、研修中は真剣な表情と講師への質問があふれる有意義な時間となり、研修後アンケートでの理解度も4.7(最大5)という結果となりました。

2. ONE Meeting (全社会議)

トレタでは毎月、ONE Meetingという会議で全社共有を行っています。普段はオフィスのイベントスペースに集まり実施をしていますが、4月は初めてオンラインで会議を行いました。

実施に伴い、工夫したポイントは3点です。

①イヤホンマイクを会社から支給

リモート推奨期間に社員からの意見を吸い上げ、よりスムーズな会議運営を目的とし、事前にフルリモートに向けて希望者へイヤホンマイクを会社から支給しました。

発言者がイヤホンマイクを利用することによりクリアな音声で会議が進行できました。

②発言者以外はミュートに

約150人のマイクがオンになっていると、発言者の音声が正しく配信されず、雑音が入って聞き取りづらいなど、会議の障害となる可能性があります。

そのため、事前に発言者以外はミュートにするルールを周知しました。

③実況Slackチャンネルの作成

会議中に気づいたことを誰でも気軽に共有できるチャンネルを作成し、運営メンバーや発言者へリアルタイムでメッセージを伝えられるように!

このように社員と運営メンバーが一緒に改善をしていくという方法を重ねた結果、初めてのオンラインONE Meetingはスムーズに運営することができました。

3. スナックひとし

社内のメンバーが有志で発足した社内コミュニケーション企画「スナックひとし」です。途中参加&退室は自由で社員同士のコミュニケーションを目的として開催しています。

スナックひとしの詳細についてはこちら

先日の来店結果は?


第一回のスナックひとしは就業後にお酒を飲みながら行っていましたが、第二回は夜に参加できない社員も参加できるようにとランチタイムに開催しました。休憩時間の開催なので、大人も子どもも動物もたくさんのお客様にご来店いただきました。

4. 週イチ!トレタ社員食堂 @ Zoom店

ランチタイム営業のスナックひとしから派生した企画として、毎週水曜日のランチタイムに「週イチ!トレタ社員食堂 @ Zoom店」がオープンしました!

途中参加&退室自由で毎週水曜の12:00から1時間実施しています。

オンライン社員食堂についてはコチラ

先日の開催の様子をご紹介します。

バーベキュー、ラーメン&ライス、パスタ、お弁当、カレーうどんなど、各自それぞれのお昼ご飯を食べながらの参加です。

この日はなんとご自宅でお子さまとランチバーベキューする社員も!(うらやましい)

参加されたお子さまからの漢字クイズタイムも!問題の漢字が難しすぎて、大人9人でも全問正解ならずでした!

入社間もない社員にとっては部署を超えたコミュニケーションのきっかけになったり、部署や年齢や役職関係なく、どんな社員でも会話を楽しみリフレッシュできる時間になっているようです。

さいごに

新型コロナウイルスの拡大により、多くの人の生活スタイルや仕事の仕方が大きく変化しました。

先の見えない不安が続きますが、トレタは「今だからこそできること」を前向きにチャレンジして取り組んでいきたいと思っています。

コミュニケーションについてさらに詳細をお伝えすることも可能ですので、面談や面接の際にはぜひ気軽にご質問ください。

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