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「コーポレートDX」プロジェクトの裏側に迫る!

人事の土屋です!

ポートでは成長戦略として「非日常領域のマッチングDX」を掲げていますが、各領域のDXを推進する会社としては、自社の組織も変革していく必要があります。そこで今、バックオフィスで進められているのが「コーポレートDX」です。

今回の巻頭インタビューでは、経営企画部営業管理Gマネージャーの村上雄大さんに営業の工数を大きく削減する、電子契約サービス「ドキュサイン」の導入プロジェクトストーリーを中心にお話を伺いました。

ー読者の中には、営業管理Gに馴染みがない方もいらっしゃるかと思いますので、営業管理Gの役割や、村上さんの仕事内容について教えてください。

営業管理Gは、経営企画部に属していて、ポートの「売上」を営業の皆様とともにつくっていくグループです。 
新しい事業を始めたり、新商品を販売する際には、より効率的で客観的に適正と証明できる販売フローを、販売戦略にあわせて構築していきます。
そして、定められた販売に関連するフローに沿って、ポートの内部機能が正常に
回っているかどうか、さまざまな情報から判断し、モニタリングする役割を担っています。
私自身としては、営業管理Gのマネージャーとしてチーム管理を行う一方で、
ドアーズ社にて、販売規定やコンプライアンスの策定・調整を行っています。
また、ドアーズ社に限らず、今後M&Aを実施した場合は、その新しい会社に対して、ポートが上場に向けて整えた管理体制のナレッジを展開していきたいと思っています。

ー本題となりますが、今回新たに導入した「ドキュサイン」とは、どのようなサービスですか。

DocuSign(ドキュサイン)とは、Web上で電子契約やデジタル押印ができるサービスです。今まで紙で行っていた契約業務をすべてWeb上で実施することができるためペーパーレス化の実現が可能です。
また、契約業務が容易になることで、その他の業務にリソースを割ける点がメリットとなります。
さらに、これまで難しかった営業の方々のリモート勤務の推進にもつながると考えています。
(詳細はこちらから御覧ください!→https://www.docusign.jp/)



ー電子押印サービスの導入に至った背景を教えて下さい。

営業管理G内での意見交換により、業務効率化の手段のひとつとして電子押印サービスの検討を開始しました。
新型コロナウイルスの感染が拡大したことで、物理的な契約押印がスムーズにできない状態が続いたことから、これはすぐにでもやらないといけないとの思いで、昨年4月頃から本格的に提案・検討を開始しました。

ーコロナの影響で導入が早まったんですね。導入するサービスはどのように選んだんですか?

サービスを選ぶ際に、何を基準にシステムを選定すればいいのか悩みました。
単純に価格が安く、導入コストが低くてもよいわけではないので、
まずは、現状の課題を言語化し、それらの解決可能性が最も高いシステムにすることにしました。
課題はいろいろありましたが、契約における先方押印および原本回収に時間を要していること。また、見積情報がシステム連携されておらず、登録および確認がすべて手作業で時間がかかっていることを解決することが優先度が高いと判断しました。この両方を解決するためには、セールスフォースとのアプリケーション連携できるかが重要であったため、最終的に、2社で検討を進めたのですが、ドキュサインの方がセールスフォースとの連携が可能であり、現状のプロセスと連携できる余地が大きいと感じ、ドキュサイン導入に至りました。
※セールスフォース(以下SF):ポートが使用している営業管理システム。売上計上や与信額、納品日の管理などを行っている。



ーSFとの連携が導入の決め手となったんですね。実際導入する際にはどのような課題がありましたか。
成果を達成しうる運用フローを制定していくことが一番大きな課題でした。

ドキュサインを導入するだけであれば簡単でしたが、それだけでは全体の工数改善にならないと考えました。
そのため、見積作成、見積承認などの既存のプロセスと組み合わせて、
承認された契約書のみをドキュサインを通じて、お客様に送付できるように考えました。
事業もひとつではないため、様々なパターンを考えながら、組み合わせることに苦労しました。
特にセールスフォースで見積書を作成するという構想は私の着任前からあったものの、構築の難易度も高く、なかなか着手しきれていない領域でしたが、セールスフォース社に協力を仰ぎ、なんとか形にすることができました。
実は、システムベンダーにもセールスフォースの改修は、時間もお金も数百万かかると言われ、半ば諦めていましたが、何より、営業管理メンバーがかつてないほど知恵を出し合い、どのようなプロセスが、全社にとって最適かを考え抜き、実行までできたことが一番よかったです。

営業の方々には、契約スピードと成約率アップに向けて、ドキュサインをフルにご活用いただけると嬉しいです。
赤塩さんとも相談し、段階的に運用をスタートし始めておりますので、
お手元に情報が届くのを今しばらくお待ちいただければと思います。


実際に営業の現場でテスト運用された結果をまとめたのが下図です!

以上のように、驚きの改善効率です!!!
使ってみての感想もいただきました。
「コロナウイルスに伴いリモートワークを導入している企業がほとんどであり、契約締結(社判捺印)のため、クライアントにわざわざ出社をお願いすることも有り、時間がかかっていました。しかし、導入後は電子署名で担当に入力頂くだけで締結できるので、工数も、日数も短くなりました!」

ー今回は社内承認や契約について、DXが行われました。コーポレートにおいて、それ以外の領域についても、DXは行われていくのでしょうか。

はい、行っていきます。今まで当たり前に運用していた、コーポレート部門の既存プロセスを洗い出し、業務改善・DXを推進して参ります。
現状は、各プロセスが分断されており、人の手が介入することが多いため、
それらをつないで一つなぎのプロセスを構築していきたいと考えています。
その中で、まず、直近で、経営企画部として、取り組んでいるのは、予算管理システムの導入や反社チェックプロセスのRPA(=ロボット導入による自動化)などがあげられます。

今回のドキュサインの導入でも同様でしたが、
重要なことは、ツールを入れることよりも、選定ツールが現状のプロセスに即しているかだと考えています。そのため、徹底的なプロセス分析が今後ますます求められます。
そして会社も日々成長をしていくため、プロセスにおいても最適か否か、常に見直しをかけていくことがとても重要だと考えています。

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