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メディカルノートの攻めと守りのリモート術🏠 創業6年目で迎えた初の全社員フルリモート体制(&オフィス移転)

こんにちは!メディカルノート採用広報の野賀です。

全国的に緊急事態宣言の解除がされ、新しい生活様式への切り替えが求められる、いわば「アフターコロナ」の時代に突入し始めました。

メディカルノートでは、新型感染症ウイルスの流行拡大に伴い、専門家の見解をもとに、国や自治体の方針にあわせた対応を行なってきました。

▼新型コロナウイルス(COVID-19)における取り組みのまとめ記事はこちら


緊急事態宣言解除後も引き続きリモートワークを推奨し、従業員の安全を確保を第一に、そして安定的なサービス提供をお約束するため厚生労働省から発表された「新しい生活様式」に従った、行動ガイドラインを策定しています。

▼緊急事態宣言解除後の当社の対応について


引き続き多くの会社でリモートワークの取り組みは継続となるかと思いますが、今回はメディカルノートで行なってきたリモートワークの取り組みをご紹介したいと思います。

🏢 🏡 緊急事態宣言のタイミングで行なった対策

■在宅勤務の推奨
【Lv1 注意喚起 → Lv2 在宅勤務推奨 → Lv3 在宅勤務命令】
※現在は「Lv1 注意喚起」とし、各部門での判断をとっています。(6/4時点)

■時差通勤
万が一出社する場合にも、感染リスクの軽減と安全確保を目的に、7時~11 時の時差出社を認めています。

■採用面接始め、社内外における会議の原則オンライン化
採用面接を含む、社外の方との会議および社内の会議については、原則オンラインでの実施としています。

■電子契約の本格導入
一部の業務で先行して導入していた電子契約システムについて、業務全般への本格導入を開始しております。

🏡 毎月の全社会もリモートで初開催

毎月月末に開催している全社会においても3月以降はリモートでの開催となっています。代表の梅田、運営メンバーの最小人数で、ソーシャルディスタンスを保ちつつ、ライブ配信形式で行なっています。

全社フルリモートでの勤務に向けて、各事業部ではどのような取り組みをしてきたのか?
今回は開発チーム、法務、情シスにそれぞれお話を伺ってきました!

①プロダクトチームを統括されている執行役員の松岡さんに開発チームの取り組みを聞いてみた!

②弁護士資格を持つ法務の重政さんに取り組みを聞いてみた!

③大手企業で社内のシステム構築を数多くこなしてきた情シスの遠藤さんに取り組みを聞いてみた!


🎤✨ リモートで重要なのは”チーム全員が「聞きやすさ」と「言いやすさ」が保たれていること”(開発チームの取り組み)

Q:開発チームは以前からリモートを行なっていますが、リモートでも円滑に業務が回るよう、どのようなことに意識した取り組みを行なってきたのでしょうか?

メディカルノートの開発チームでは、3年以上前からリモートの取り組みを行なってきたので、この度での特別な対応というのはとりわけ何もしていません。

いわゆる朝会やチームごとの定例MTGは当たり前に実施していますが、そういうタスク管理や課題の共有に関するワークは、特にリモートだからやる事ではないですよね。

強いて言うなら、リモートワークが失敗しがちな例って、リモートする人と出社する人との間で情報格差が出てしまうケースが多いのかなと思っています。その為、情報量に差が出ないよう、朝会や定例などのワークを含めたすべてのコミュニケーションを、すべてSlackやzoomをベースとしたコミュニケーションにしており、コミュニケーションの証跡を徹底的にzoomやSlack、Githubのチケットなどに残すようにしています。

情報共有がちゃんとできており、1つの情報に対してみんながリーチできる状況であれば、リモートかどうかはあまり関係ないと思っているので、情報の平等性が保たれた組織であるようにしています。

Q:リモートにおける様々なナレッジがあるなかで、逆に難しさを感じることはなんでしょうか?

今この瞬間だと、全員がリモートの期間に新しく入社された方のフォローでしょうか。信頼関係がある状態でリモートワークにシフトするのは容易いですが、信頼関係を0からリモートで構築していくのはハードルを感じます。

入社された方が一番最初に困ることとして、何か困ったときに誰に聞けばいいかわからないという状況だと思いますので、開発チームでは入社された方にメンターをつけ、オンボーディング対象者の名前入りの、個別のオンボーディングチャンネルをつくっています。何か困ったことがあればそのオンボーディングチャンネル内ですぐに解決ができるような取り組みを行なっています。

相談先に悩んで業務が止まってしまうことが一番のリスクなので、オンボーディングチャンネル以外にも、プロジェクトごとにチャンネルをわけることで、確認先を明確にし、リモートでもすぐに相談がしやすい場をつくることを心がけています。とにかく「聞きやすい」「言いやすい」状態を維持すること、に尽きるかなと思っています。

(※オンボーディング対象者の名前入り個別slackチャンネル)

Q:業務外でのコミュニケーションとして行なっていることはありますか?

元々、新しくメンバーが増えた時のウェルカム飲み会や、部署内での月次飲み会をリアルで実施していましたが、今はオンライン上での飲み会に切り替えています。

開発チームはお子さんがいらっしゃるメンバーも多いため、オンラインだと参加がしやすいというメリットもあり、急なお子さんの登場で盛り上がることもあります。

今ではオンライン飲みというワードをよく耳にするようになりましたが、業務委託でオーストラリアからご参画いただいている方がおり、既に1年前には日本とオーストラリアを繋いでZoom飲みを開催した事もありますので、思い返せばオンライン飲み会は先取って取り組んでいたことかもしれません(笑)


▼参考:松岡のインタビューはこちら

「医療で困った時はメディカルノート」を当たり前に。メディカルノートのプロダクトマネージャーが挑戦する医療プラットフォームの実現。 | 株式会社メディカルノート
新卒でミクシィに入社し、SNSサービス『mixi』や家族向け写真・動画共有アプリ『みてね』の開発ディレクションを手がけてきた松岡綾乃(まつおかあやの)さん。ミクシィ退職後に起業・出産し、現在は2歳半のお子さんを育てながらメディカルノートで活躍しています。メディカルノートでの働きやすさや松岡さんが描くサービスの未来について聞いてみました! ーーこれまでのキャリアについて教えていただけますか? ...
https://www.wantedly.com/companies/medicalnote/post_articles/206904


🎤✨ 電子契約の導入で、法務の新たな働き方を実現(法務の取り組み)

Q:電子契約システム導入のきっかけやタイミングはいつだったのでしょうか?

今回の全社リモートワーク実施前から、一部の書面、具体的には取材に応じていただいた医師との簡易な契約書について、既に弁護士ドットコム株式会社の提供する電子契約システムである「クラウドサイン」を導入していました。

医師の方々は日々医療現場で忙しくされていらっしゃることもあり、契約書への対応が滞ってしまうことが多いのが課題でした。そこで、先方の負担を軽減しつつ確実に契約書を回収できるよう、電子契約システムでの対応を検討し、今年の1月からこの書面について先行してクラウドサインの導入をスタートしました。

Q:以前から電子契約への切り替えは検討されていたんですね。実際導入してみていかがでしたか?

電子契約の導入前は、新しい試みであることからクライアントに受け入れていただくのが難しいのではないかと若干の不安はありましたが、幸いにも今のところ大きなトラブルなく運用ができています。

医師との契約書の運用がうまくいったのを機に、他の契約書に関してもクラウドサインでの運用を検討していたのですが、ちょうどリモート体制が開始したことをきっかけに、全社的に一気に導入を推進しました。現在は秘密保持契約書や外注先との業務委託契約書を中心にクラウドサインでの契約締結をお願いしているのですが、利便性をとても感じているところです。

Q:具体的にどのような点でメリットを感じていますか?

製本、捺印、郵送、戻ってきた契約書の管理・・・といった一連の流れが全てオンライン上で完結できるようになったのは一番大きいですね。

法務は様々な契約関係の書類を扱うため、業務対応のため出社しなければならないことも多かったのですが、自宅からでも対応できる範囲が非常に増えました。

また、契約書をデータで管理することが可能になり、管理が楽になっただけでなく過去の契約書の検索性も向上しました。さらに、紙の契約書締結の際にかかっていた印紙代や送料をカットすることができ、コストカットにも繋がっています。

何より、レガシーだった部分がオンライン上で対応できるようになったことで、作業効率UPになるだけでなく、空いた時間を事業の理解や他の施策に向けられるようになり、法務部門全体のレベルアップにつながるのが一番のメリットかもしれませんね。

Q:導入したメリットはだいぶ大きかったんですね。スムーズに運用ができるよう取り組まれていたことはありますか?

一部メガベンチャーでは、今回のリモートワーク移行を機に全面的に電子契約に切り替える宣言をしたところもあるようですが、当社としてはいきなり運用を全面的に変えるのではなく、社内のメンバーが抵抗感なく電子契約を使用できるよう既存のワークフローを生かしつつハイブリッドな運用にしたことですかね。

あとは、電子契約に関する社内リテラシーの向上に向けて、クラウドサインに関する勉強会の実施や、いつでも運用フローを確認できるようマニュアルを作成して社内向けに出しています。

現在、クライアントの大手企業からも電子契約での契約締結の申し出が相次いでいる状況です。ただ、クライアントによってはまだ全面的に電子契約に切り替えるのは難しいため、今はできることから徐々に対応範囲を広げていきたいと考えています。

(※電子契約について説明した社内向けマニュアル。営業向けのトークスクリプトもあります)


🎤✨ 事業特性、将来を見据えたリモート環境の構築(情シスの取り組み)

Q:リモート環境の構築に向けた取り組みはいつから行なっていたのでしょうか?

元々リモート文化が根付いている会社なので、今回のフルリモートのタイミングで新たに行なった取り組みはないのですが、今年はオフィス移転と、東京オリンピックの開催が予定されていたこともあり、全社的にリモートでの勤務ができるよう、かなり前から準備を進めていました。

以前から段階に行なっていたこととして、営業メンバーはクライアント先への外出頻度が高く、PCの持ち出しにおけるリスクを考える必要がありました。万が一の盗難・紛失など、情報漏洩やセキュリティ事故を防ぐための取り組みは2年前から行なっています。

Q:以前からリモートに向けて徐々に準備をされていたんですね。5月にはオフィス移転という大プロジェクトもありましたが、オフィス移転と合わせて取り組んだことはありますか?

今回の移転で社内の電話機をIP電話に新調しています。

業者に依頼をしなくても、自分たちで設定変更ができるよう融通のきくシステムにしたいと以前から考えていたこともあり、移転のタイミングで変更をすることにしました。

IP電話にしたことにより、遠隔で留守番電話のON/OFFができたり、テレワーク中でも自宅にいながら外部からの連絡を受けることができたりするようになりました。FAXはSlack上に転送され、こちらもテレワーク中でも対応できています。

Q:開発チームは以前からリモート勤務を行なっていましたが、バックオフィスメンバーなど、全社員がリモート勤務への切り替えができた理由はなんでしょうか?

3つあると考えていまして、1つ目はクラウド経由のリモートコントロールツールにより、テレワーク環境のパソコンを遠隔操作してのサポートを可能にしたことですね。どこにいても画面を見ながら対応できますので、問題発生時の対応がスムーズに行えています。

2つめは、VPNの環境構築です。VPNの利用により、自宅にいながらにして社内にいるのと同じセキュリティを環境を保つことができます。

本来は会社からでないとアクセスできないシステムにおいても、自宅からアクセスが可能なため、バックオフィスなど、どの職種においても社内にいるのと変わらずに業務ができるのは今回のフルリモートへの切り替えがスムーズに行えている理由の1つかと思います。

3つめは、社内向けに行ってきたセキュリティに関する教育です。「PCを無くしてしまった時にどう対応すべきか」「リモートにおいて外部のWi-Fiへの接続で何を気をつけなければならないか」などQ&Aを用いてのミニテストを定期的に実施しており、従業員のITリテラシー向上を目指した取り組みを行なっていたため、不安や抵抗感なくリモートへの切り替えができたのだと思います。

(※社内向けに実施したリモートに関する確認テストです)

🍀 最後に・・・

いかがでしたでしょうか?

メディカルノートでは今後もリモートワークが続いていきますが、職種問わず、どんな就業環境においても普段と変わらないパフォーマンスが出せるよう、平等性を重視しながら個人の心理的不安を取り除くための取り組みが各事業部で行われています。

「医師と患者をつなぐ」というメディカルノートのビジョンのもと、今後もあらゆる人が医療に迷わない世界を実現するための企業活動を継続していきたいと思います。

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