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長期化するリモートワークをどうのりきる?コミュニケーション不足解消のための4つのルール

リモートワークにおける一番の課題は「コミュニケーション」ですよね。
職場ではちょっとしたことで声をかけ合えていたことも、リモートでは「わざわざ話しかけることでもない」に変わってしまった方、多いのではないでしょうか。
相手が見えないだけでコミュニケーションは最低限になりがちです。
当社でも、昨年の4月頃より実施可能な業務でリモートワークを導入しています。

そこで今回は、コミュニケーション不足を解消するために取り入れたの4つのルールをご紹介いたします。
入社後すぐの在宅勤務に不安をお持ちの方も参考にしていたければ幸いです。

ルール1.業務開始と終了の宣言

始業時には今日のスケジュールや業務内容を、終業時には業務終了宣言をチャットで行います。
リモート開始当初から行っていますが、離れていてもメンバー間の出退勤が見えるようにするための
大切なルールのひとつになっています。

ルール2.ミーティング中はビデオをONに

こちらは必須というわけではありませんが、社内ミーティングもビデオはONを推奨しています。
会議に参加してみたら自分以外全員音声だけ、というのは寂しいものですよね。
自分や相手の顔が映っているかそうでないかで参加への意識も変わりますし、お互いの表情が見えることで体調管理の確認も行えるので実はこれも大切なポイントです。

ルール3.月1の雑談会60分

こちらは、リモートが長期化してきたことで最近取り入れたルールです。
ランダムに5~6名のグループに分けて終業時間内で行います。
条件は、「仕事の話NGの60分間」
テーマを決めるも良し、特技を披露するも良し、各グループおまかせの自由なビデオチャットです。

ルール4.入社時の自己紹介+雑談60分

当社には、リモート導入期間中に12名の新たなメンバーが加わりました。
しかし、残念なことにこの状況では、入社後実際に職場で顔を合わせたのは数名だけ、ということが少なくありません。
業務で接点がなければ、画面越しに顔を合わせるのは週1度の全体朝礼だけ。顔と名前が一致するにも時間がかかってしまいます。
そこで、こちらのルールを新たに設けました。
入社後は、自己紹介を兼ねて各チームごとのビデオチャットに参加していただき、60分間、ここでもしっかりと雑談です。
新メンバーに趣味などを聞いているうちに、意外と既存メンバーの一面を知ることもできたりするんですよね。

最近の入社メンバーに聞いたアンケートの結果もご紹介いたします。

Q1.入社後すぐのリモート勤務に不安はありましたか?

(2021年1月入社)
あまりありませんでした。
前職でもフルリモートだったので慣れていたのもあったかと思います。
移動時間がなくなることで作業時間が取れるメリットは以前から感じていたのでコミュニケーションの取り方に工夫は必要ですが、個人的には好きな働き方です。
(2021年2月入社)
不安は特にありませんでした。
コロナ禍でのリモート制作の経験があったこともあるのですが、リモート体制が確立されており、スタッフの皆さんも常時リモートの方が大体数でした。
不明点も気さくに聞けるので今後も大きな問題はないかと考えています。

Q2.雑談会はいかがでしたか?

(2021年1月入社)
とても助かりました。
業務で直接関わる前に、社員の方とコミュニケーションが取れたので、人となりがなんとなくわかった状態で業務に入れたのは気持ち的に良かったです。
また、雑談会がなかったら業務ではあまり関りがない方とお話しする機会がなかったので、その点でもありがたかったです。
(2021年2月入社)
良いと思いました。
この様な機会があると、スタッフの皆様の人となりがイメージしやすいので実作業もスムーズにできるのではないかと考えております。

”雑談” が会社を救う!?

リモートワークでは、打合せ以外でメンバーと話す機会がないという状況になりがちな上、打合せでは当然業務上の話になるため、仕事に関係のないことは余計に話しにくくなってしまいますよね。
しかし、メンバー同士のコミュニケーションが多くなれば、画面越しでもお互いの人となりが見え、活発な発言や意見交換、スムーズな業務進行にも結びついていきます。
雑談には会社づくりにとって大切な要素やアイデアが詰まっているのかもしれません。

今回は、当社の行っているコミュニケーションのきっかけづくりをご紹介いたしました。
少しでも入社後イメージの参考になれば嬉しいです。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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