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【オフサイトMTG】オフサイト・ハック

 「いつ・何を・どれだけ」準備すればよい?

こんにちは、ヒトカラメディア プランニング事業部の杉浦です。5/12に公開した『beの肩書き』をやってみた、5/27公開のメイキング オブ オフサイトミーティング(makeing of off-site meeting)」と続いたプランニング事業部のオフサイトMTGシリーズも今回で最後です。

本日は、「オフサイト ミーティング ハック(off-site meeting hack)」と題して、「いつ・何を・どれだけ準備すればよいのか」をまとめてみました。これから「オフサイトMTG」を考える方が、具体的なスケジュールやグッズの準備を考えるときの参考になれば幸いです。

※「参加者約20人(内進行役など3名含む)・7時間連続」で、オフサイトMTGに参加する場合を想定しています。

【2ヶ月前】開催日程を決める

□候補日時を2~3個あげる

「四半期末・月末・月曜&金曜」をさけて設定する(宿泊をする場合は、あえて金曜や月曜にする場合もあります)。チームで共有するカレンダーを確認しながら、予定が入っている日時を避けて、参加できるような日時候補を探します。

□時短メンバーに日時の相談をする   

メンバーがお迎え担当の場合、候補日のお迎えを家庭内で調整できそうか確認。できなければ「最長何時までオフサイトMTG会場」にいることができるかを確認します。

まだ、この時点では会場は仮予定でいいですが、「オフィス近郊か、都を出た場所で行うか」までは、決めておきます。終了・解散時間のめどを立てるためです。


□参加メンバー全員に対して、日時を広報する

これでやっと日時の広報を行います。部署ごと連絡がつきにくくなるので、他部署の方にもお知らせをしておきましょう。


【2ヶ月前】会場をおさえる

□会場の探し方

私の場合「移動時間+コンテンツ時間=10時間」を目安にして会場を探します。予算は3万円〜5万円程度。会場は「スペースマーケット(SPACE MARKET)」などレンタルスペースのポータルサイトで探したり、社内で人事総務や他部署の人にオススメを聞いたりします。

 <会場見学のチェックリスト>

  ◯予約方法
    ・会員登録が必要か
    ・事前見学(下見)必須か
    ・メールのみで予約完了か、発注書形式か
  ◯キャンセル・ペナルティについて
    ・キャンセルは可能か、キャンセルペナルティはいつ発生するか
    ・時間超過の扱いはどうなるか
    ・振替可能か(台風などで予約日に開催できない時)
  ◯支払い方法について
    ・当日現金精算か、会社あてに請求書送付か
    ・総額でいくらか(コースとレンタル備品合計)
  ◯会場内について
    ・プロジェクターの投影が可能か、どれくらいのサイズで映るか
    ・プロジェクターへの接続のしかた、変換ケーブル要不要
    ・テーブル(紙に書き込むのか、PCをのせるのか)
    ・いすとスペースは足りているか
  ◯トイレについて
    ・数(15人で1つだとワークが早く終わった人から利用してもらうとよい)
    ・場所(他の会社が使うスペースを横切らないか)
    ・男女トイレ別か   
  ◯音響について
    ・BGMはどう出力するか
    ・マイクはあるか。
  ◯レンタル備品について
    ・ホワイトボード(グループの数)
    ・マグネット(なければマスキングテープ)
  ◯使用方法について
    ・壁にマスキングテープで紙をはってもいいか
    ・外出時の施錠について
    ・コピー機の有無(なければ近くのコンビニを把握)
    ・注意事項
  ◯その他
    ・飲み物の提供の有無(施設内になければ近くのコンビニを把握)
    ・おすすめのランチ場所(可能なら)
    ・いざという時の文房具購入先(可能なら)

【1ヶ月前】コンテンツ(ワークショップなど)を作る

2019年4月15日のオフサイトMTGのコンテンツを作った流れをまとめると、  
  ◯現状と理想の把握。ギャップ=課題
  ◯このオフサイトMTGが終わったらどういう状態になっていてほしいか=オフサイトMTGの目的
  ◯オフサイトMTGの目的と、コンテンツを照らし合わせて考える
  ◯コンテンツのアウトライン(テキスト)

    ・時間を具体的に入れ込む
    ・時間が押したときに、どこで調整するか考える。15分の長い休みを差し込むなど。
    ・成果物を何にするかを決める(紙のワークシートなのか、パソコン作業か。作業テーブルをどうするかが変わるので)    
◯当日の役割を決める
    ・他部署の人に協力をお願いするなら早め早めに
  ◯コンテンツのスライド中間レビュー(絵がない状態)
  ◯コンテンツのスライド完成

※詳しくは5/27公開メイキング オブ オフサイトミーティング(makeing of off-site meeting)」をご覧ください。

【1週間~前日】持ち込みグッズの準備

  ◯参加者に「日時・場所・目的・準備するもの」を伝える。
   下書き用のペンは、各自持ち込みの方が使いやすく紛失の心配もない。フリクションがおすすめ。
  ◯持ち込むものを準備する
    ・電源コード(PC、スマホ)
    ・変換ケーブル(プロジェクター用。会場にあれば不要)
    ・USBメモリ(急なコンビニや会場印刷用)
    ・マスキングテープ
    ・模造紙、ワークシート用紙、はがき用紙など(20%は余分を持っていく)
    ・A4裏紙
    ・プロッキープロッキーは模造紙への書き込み用。油性ペンはテーブルに色が付くのでNG)
    ・ふせん(人数✕束)
    ・ストップウォッチ or キッチンタイマー
    ・画板(机が足りないとき)
  ◯参加者用アンケート(NPS)フォームをGoogleフォームであらかじめ作っておく。

NPSとは「Net Promoter Score(ネット・プロモーター・スコア)」の略で、顧客ロイヤルティ(企業やブランドに対する愛着・信頼の度合い)を数値化する指標のことです

【当日】

   ◯タイムキーパーと進行(10人以上のワークであれば、できれば別がいい)
   ◯午前と午後休憩のお供

    ・おやつ
    ・のみもの
    ・プラスチックコップ
    ・ウエットティッシュ(食べながらのPC作業のときは必須。)
   ◯写真撮影
    ・オフサイトMTG中の写真を時々で撮影
    ・最後の集合写真
   ◯グループワークの介入
    ・手が止まっている班の様子を観察する
    ・言葉をかける場合1 目的に立ち返る
    ・言葉をかける場合2 違う角度から質問を投げかける
    ・言葉をかける場合3 連想しやすいたとえを出す
   ◯進行係は時間の調整も兼ねる
   ◯参加者へアンケート

    ・回答のお願い  
    ・集計

※詳しくは5/27公開メイキング オブ オフサイトミーティング(makeing of off-site meeting)」をご覧ください。  

【後日】

  ◯振り返りMTG(オフサイトMTGを企画したメンバーで行う)
   ・良かった点
   ・改善した方が良い点
  ◯アンケートの結果共有
  ◯成果物のスキャンと原本の配布
  ◯グラフィックレコードの共有

準備のしかたの例として


全体像がわかれば、ほとんど仕事は終わったようなもの。初めての試みで生じる不安は、知らないことが原因です。全体を見渡すことができたなら、次は協力する人を集め相談しながら、手を動かしてみましょう。はじめてのオフサイトMTGを企画する方、応援してますよ!

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