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緊急企画!新型コロナ対策で営業主催の採用イベントをWeb形式に切り替えた裏側とその効果

最近、新型コロナウイルスの影響で延期や中止となるイベントが増えてきましたよね。

2月22日土曜日、サイボウズにて行われた営業キャリアBAR(※)も開催2日前にWeb開催に変更となりました。 今回の記事では、来社型で行なっていたイベントを急遽web開催するまでのドタバタな流れや当日の様子をご紹介することで、サイボウズ営業の雰囲気や考え方をお伝えできたらと思います。

※営業キャリアBARとは? 人事部ではなく、営業部自ら企画したキャリア入社向けのイベントです。営業のリアルや仕事内容を紹介したり、参加者の皆さんとざっくばらんに交流する懇親会のお時間を設けたりして、ディープなサイボウズの雰囲気を感じていただくことを目的とした会です。

全社の方針が決定!営業キャリアBARも中止!?

開催5日前、コロナウイルス感染拡大を防ぐための通達が発信されました。

  “セミナー等、不特定多数が集まるイベントの開催を控えるように…”

翌朝、営業部と人事部のメンバーで急遽ミーティングが組まれました。

選択肢としては大きく3つ。

  1. 通常通り来社型イベントとして開催
  2. 事態が終息するまで延期 /中止
  3. Web形式での開催

▼実際のやり取り

マスク着用、消毒液の完備、飲食物の変更など最大限の対策をして開催するという選択肢もありましたが、感染拡大に繋がってしまう不安が残るということで、来社型は断念。

Web形式での開催に対しては、リアルなサイボウズの雰囲気を感じていただくことが難しくなるかもしれないという不安もありましたが、状況を考慮して柔軟に対応できることもサイボウズらしさを表すことができるのではないかと考え、Web形式での開催を決断しました。

とはいえ営業キャリアBARをWeb形式で開催するのは初の試み…。

東京だけではなく、大阪・名古屋のサイボウズ社員が遠隔から参加しても、スムーズに進行できるよう、入念にリハーサルを行いました。

何のツールを使うか、どうやって質問に答えるかなどの機能面だけでなく、どうすればWeb上でもサイボウズ社員の雰囲気を伝えることができるか、参加してくださる方々に満足いただけるかなど様々なことを考えました。

初の試みとなるWeb版営業キャリアBARを開催!

当初の申込者数は、東京会場38名、大阪会場34名、名古屋会場19名(合計91名)でした。

突然Web形式となってしまいましたが、果たして皆さん参加してくださるのか…。

10:00   開始時刻となりましたが、参加人数は20名。 接続に少し時間がかかった模様…。
10:05  少しずつ接続数が増えてきて、あっという間に参加人数 70名! (申込者数の75%が参加!)

下記の6名のメンバーから営業部の仕事内容やサイボウズ営業の魅力についての紹介をし、 最後に質問タイムを設けました。

Web会議システムの機能を使って質問を集めたところ、なんと50個近くの質問をいただくことができたため、参加者の方々の関心が高かったものから順にお答えし、リアルタイムでお答えできなかった質問についてはイベント終了後にテキストで回答しました。

不慣れな点も多く、参加者の方に不安な思いをさせてしまったこともあったかと思いますが、イベント終了後のアンケートでは下記のような回答をいただきました。

今回、コロナウイルスを考慮してのオンライン開催は本当に有難かったです。日程変更等の場合は、その際参加できるかわかりませんし、参加できない場合は機会損失にもつながると思います。同日程でのご対応、ありがとうございました。
WEBでの参加でしたが、事業内容や仕事内容、特徴だけでなく、空気感や温度感、雰囲気を知ることができました。
オンラインでの参加は初めてでしたが、配信がスムーズで他の方の質問が可視化されて自分が聞きたいことなども整理されてよかったです。

Web形式の場合、リアルな声や雰囲気が伝わりにくいかもしれないという懸念がありましたが、Webならではの良さを感じていただけたことや、リアルな雰囲気もお伝えできたことを大変嬉しく思います。

効果という点では、開催後のエントリー数も通常開催と大きく変わらない数値が出ています。
もちろん参加者の満足度や理解度などは通常開催と全く同じというわけではありませんが、この緊急事態においては、仮に数値が落ちたとしても、完全な機会損失とならないことを重視し、Web開催は高い効果があったと振り返っています。

まとめ :Web開催してよかったこと

・何はともあれコロナウイルス感染拡大を防ぐことができた

・場所を選ばず参加してもらうことができた

・参加者が質問をしやすい環境を作ることができた

・機会損失を防ぎ、一定のエントリー数を獲得できた

今後も日々変化する状況を考慮しつつ、社内メンバーと連携を取りながら、イベント等実施していく予定です!今後のキャリアBARはWeb版と来社版の両方を実施していく予定ですので、お気軽にご参加ください^^

イベントの最新情報につきましては、下記サイトをご覧ください。

キャリアBAR https://cybozu-careerbar.qloba.com/
会社説明会 https://cybozu.co.jp/company/job/recruitment/recruit/event.html

※2020年2月28日金曜日からサイボウズでは原則在宅勤務となりました。 

 次回キャリアBARもWeb開催が決定しています。

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