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リモートワーク環境下で生産性向上に挑戦中!タスク管理ツール「Trello」を全社導入しました!

こんにちは!採用担当の伊藤です。

早速ですが、みなさんは仕事やプライベートのタスクをどの様に管理されてますか?
付箋やノートに書き込んだり、カレンダーで管理したり…タスクを管理するアプリも沢山出てますね!

クラッソーネでは新型コロナウイルスの感染拡大を受け、リモートワークへの切り替えをスムーズに実施しましたが、リモートワーク下での各個人のタスク管理やプロジェクト管理をよりわかりやすく可視化することを目指し、Trelloというタスク管理ツールを全社導入することになりました。

【Trelloとは?】
「Trello」とは、カードを動かしながらタスクを視覚的に管理できるカンバン方式のツールです。壁面に付箋紙を貼るような感覚で直感的に利用でき、インターフェースがわかり易く、多数の外部ツール(Slack等)と連携できる点等多くの魅力があります。
(※カンバン方式:トヨタ自動車発祥の生産管理方式。元々製造業で使われてる手法ですがプロジェクト管理の手段として幅広く活用されています。)


目次

  • Trello全社導入の目的
  • 開発チームメンバーがTrello研修を実施!
  • クラッソーネ社内での活用事例
  • 研修を終えて

Trello全社導入の目的

ズバリ、生産性の向上です。
クラッソーネでは部署間だけでなく、部署を超え横断的にプロジェクトを組織しています。
個人やチームとして抱えるタスクやその進捗を可視化し、チーム全員が同じ認識を持つことに役立つツールとして導入を決定しました。

開発チームメンバーがTrello研修を実施!

プロダクト開発のチームでは既にTrelloを使っており、タスク管理・会議進行・振返り(KPTフレームワーク利用)等、様々な切り口で利用しています。全社導入に際し、社内には初めてTrelloを使うというメンバーも一定数おり、既に利用していた開発チームにTrello研修をお願いしました。
研修では基本的な操作方法から応用編、Tips等、すぐに活用出来る便利な機能を重点的に説明してもらいました。とても丁寧でわかりやすく、私個人としても感想や伝えたいことは沢山ありますが、実際利用した研修資料を見てもらうのが一番早いと思うので(笑)研修資料を全編公開しちゃいます!

クラッソーネ社内での活用事例

Trello研修の振返り

参加者各自にこの研修の振返りを直接Trelloカードに作成してもらうというもの。(KPTのフレームワークを使っています)早速Trelloを自分たちで使ってみるという体験にもなりましたし、全員の振返り内容が即座に可視化され、その場で認識を合わせることが出来ました。

朝会等の会議の進行

予めボードに話しておきたい内容や共有したい内容をカードに書き込んでおくことで進行がスムーズになっています。(このボードでは「共有事項」「気になってること」「トピック」「アクション」等で分かれています)

アイデアや意見出し

アイデアや意見出しとしての活用。リアルだと付箋で書き出すようなイメージです。そこからアクションに起こすものは何なのか、まで可視化されています。

私自身も研修後、早速アイデア出しで活用しています。
エンジニア採用において、クラッソーネ開発チームの魅力的要素の洗い出しです。書き出したものをカテゴリ分けてみると、クラッソーネの開発チームの魅力、強みがすごくわかりやすく可視化されました!

▲魅力はまだまだありますが、内容は是非当社採用ページでご確認ください!

さて、今回の研修では開発チームの田原さんが講師を担当してくれましたが、研修を企画するにあたっての裏話を聞いてみたいと思います!

―研修実施ありがとうございました!
クラッソーネクルーへの研修ははじめてでしたが、実施するにあたりどの様な点を意識しましたか?

当初はヘルプに載っているような基本的な操作方法をメインとし、応用やTipsには少し触れる程度を想定してましたが、他のボード(Trello上でタスクを管理する場所のこと)をのぞいてみると既に使い込んでるチームが多くありました。それを見て基本的な操作に焦点をおきすぎるのではなく、改めてクルーがこの研修に何を求めているのか、クルーにとって意味のある情報は何かを意識し、再設計することにしました。これは研修1営業日前の出来事です(笑)

利用者にヒアリングしたり使ってるボードを見ていくと、「開発チームのボードを見よう見まねで作った」という構成や、便利な機能(例えばメンション機能等)が活用しきれていないことに気づきました。また、カード(Trello上ではタスクのこと)の作り方も粒度が大きかったり、管理するカードの量が多かったり課題が多く見えてきました。その課題を考慮し、クルーのレベルを初級から中級に押し上げることをゴールとし、以下構成で設計しなおしました。

  • カンバン方式のことを話す
  • 基本操作的なことは少しふれる程度
  • 応用編として便利な使い方(ショートカットや拡張機能)やTipsを多めに
  • 開発チームでの活用事例

―1営業日前に再設計ですか・・・!
通常業務も行いながらなので、大変だったと思いますが、研修を実施してみての感想を教えてください。

睡眠時間を若干削ることになりましたが(笑)全社に向けての発表が出来て楽しかったです!
今回の内容はもちろんサイトのヘルプを見ればわかる内容ばかりなのですが、便利なものや便利な使い方をかみ砕いて社内に普及することに意味があると感じました。自分自身も機能面で新たな使い方を知ることができて、今まで以上に発展的な使い方にチャレンジできると考えています。

また、こういう研修の機会も大事だな、と感じます。
当たり前に使ってるツールでも、「実はこんな事が出来る」「こんな使い方がある」等、もっと便利な使い方があると思いますし、ツールに限らず知識をシェアすることで色んな角度で物事をとらえることが出来るのではないかと思っています。

▲ちょうど隠れてしまってますが、実はTrelloマスコットキャラクターのTacoが背景になっています(笑)

―とても有意義な研修でした!ありがとうございました!

研修を終えて

研修を受け、Trelloはタスク管理だけでなくMTG進行やアイディア出し等、チームで利用するツールとして活用の幅が広いと感じました。コロナ禍でオンライン会議が主流となってくる中、個人のタスクや会議内容をスムーズに可視化することや気軽にアイディアが出せる環境をツールで構築し、生産性向上を常に意識し続けることが大事だと感じています。
ただし、ツールは生産性向上をサポートするものです。チームメンバーで連携をとり、全員が納得いくやり方を常日頃意識しながら今後も運用適正化に取り組んでいきたいと思います。

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