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そうだ、合宿をしよう@人事総務

こんにちはー、人事のこーきです。
突然ですが、9月某日、都内某所で人事総務部で合宿を行いましたー

合宿って、エンジニアとかがよくやっている、横文字の【オフサイトミーティング】とかいうものじゃないの?
人事総務って基本的に社内の事務仕事をやっているのに、合宿なんて要るの?
って思っていませんか?

いや、人事も総務も合宿は要るんです
今回はその合宿内容を、ちょこっとご紹介したいと思います。

なぜ合宿?

人事総務では毎週末、振返りMTGを行っています。
お互いの仕事内容や進捗度を確認し、部署内で共有することを目的としているのですが、
振返りをしていると、ある問題に直面しました。
それは、、、人事総務タスクを完遂できない問題。

なぜなのか…みんなでその問題を振返ってみました。

1.人事総務は、突然の横やりタスクが多い。
2.横やりタスクは優先度が高い事が多く、すぐに対応しなければいけないことが多い反面、
  業務改善系の優先度が低いタスクは対応ができなくなっている。

3.結果、中長期的な課題を把握できていない状態になり、改善が進まない。
4.人が増える→1に戻る(横やりが更にパワーアップする)
5.死ぬ。
 
人事総務なので、会社の環境を整えたり、採用活動をしたり、社員と経営陣の架け橋的な役割も…
まぁ、山のように毎日タスクはあるわけです。
急にタスクが振ってきたりと突発的な依頼も多いので、忙しさの中優先順位を立てられず、
振返りができていないんです。
この問題、もしこのまま行くと…PDCAが回っておらず、ひたすらDoしている状態→確実に死ぬ!!
また、今後人数が多くなっていくと、若干の危機感はある!いや、かなりある!
”集中できる環境で整理したい…優先順位を決めたい…”
でも、会社で平日にミーティングをやると横やりが入って、じっくり考えることが出来ない。

そこで、思いついたんです。
合宿はエンジニアだけのものではない、みんなのものだ。
そうだ、合宿をしよう
。と。
参加者は、人事総務部の人事と総務の各担当者とMGR。それと、総務の仕事を自動化してくれるCSE部のMGR。
ということで、やってみました、人事総務合宿。

場所は…?

場所の選定は大事ですよねー。
目的は社内とは違う集中できる環境で、共有、整理することで今後の成果をあげる】なので、
社内ではなく、孤立した環境で集中できる場所を探してみました。
また、人事総務には大阪オフィスにいる社員もいます。(通称:やべさん)
今回は急に予定を決めたということもあって、やべさんと、大阪と東京を行ったり来たりの
弊社執行役員兼コーポレート本部長西尾さんは大阪オフィスで。
他5名は東京で貸会議室を借りて、東京⇔大阪オフィスをビデオ会議で繋げながら作業をしよう!ということなりました。

ググって見つけた先は、ここ!

”バルコニー付きのおしゃれなリノベーション空間!会議・開発合宿・写真撮影・女子会に最適!”

”おしゃれ”、”女子会”絵に描いたような謳い文句に惹かれ即決しました。
場所は四谷三丁目です。駅から徒歩5分くらいですが、Google Mapがないと若干不安になるほどの閑静な住宅街にあります。
4Fにあるのですが、エレベーターがないので足腰を鍛えるにはもってこいの場所です。
また、コンビニは道路を渡った目の前にファミマがあるのですが、そこまで渡るのが面倒であれば
駅前で買い物をしたほうがいいかもしれません。

ウッドデッキがシャレオツな感じでした
雨で濡れてしまっていますが、ウッドデッキ仕様で、おしゃれでした。
晴れていたらウッドデッキで酒盛りしながら女子会しているイメージがなんとなーくできますよねー
謎のバスルーム
リノベーションされていてきれいなバスルーム。
謎にトイレとバスタブが設置されています。説明文を読んでみると使えるみたいです。
私達は使わなかったのでわからないのですが、女子会で楽しんだ後にお風呂に入るといいかもしれません。※ちなみに、どうでもよいですが、バスタブは追い焚きつきでした。

そんなリア充感満載の貸会議室の環境は、
Wi-Fiはすごく強い回線ではなかったのですが、ビデオ会議も問題なく使用できるレベルでした。
部屋の造りは2LDKなので、大人10名くらいでも集まれる大きめのスペースです。
また、コンクリート打ちっぱなしなので、エアコンが若干効きづらい気がしたのですが、エアコン2台を最低温度且つファンを回せば大丈夫かと思います。もしかしたら冬は寒いかもしれません。

んで、お昼ごはんの場所はここでした↓

5名で行ったのですが、皆お腹が空いていたのか誰も写真を撮らず、お料理が運ばれてきた瞬間、食らいついてしまいました。よって、残念ながら現物の写真は一切ありません。美味しかったです。
どうしても画像を見たい!と思った方は上記URLからご覧下さい。

大阪オフィスの様子(右下:やべさん)
こちらは2ヶ月前にオフィス移転したおNewな大阪オフィスの会議室。
ビデオ会議で合宿を行っている様子です。(ホワイトボードに大量の付箋がついているのは後で説明します)
ちなみに、大阪オフィス移転ブログはこちらです↑

という感じで東京、大阪の2拠点に分かれ、人事総務合宿スタートしました!

まずはタスクの整理

タスクを整理するのに非常に重要なのは、各々どのようなタスクを持っているのかを知ることです。
まずはタスクを付箋に書いてみました。
1.今やっている仕事を、なるべく具体的に書く。
2.現在手がつけられていないけど、やりたいことを書く。
これだけで付箋が東京・大阪合わせて150枚以上!いかに人事総務のタスクが多いのかよくわかります。
(余談ですが、途中付箋が足りなくて買いにいきました)

優先順位付け
書き出したタスクを、上記の表のように緊急度と重要度の象限に分けてプロットしてみました。
(有名なフレームワークです)

ポイントは…
・【
緊急】且つ【重要】な仕事を減らしていくこと。
・【緊急】且つ【重要でない】仕事の整理をする。
・【重要でない】且つ【緊急でない】仕事をやってないか?
・【重要】だけど【緊急でない】仕事を放置すると左に行く。
上記をポイントを考えながら、プロットしていきます

【緊急】は通常のルーティンで今ある業務を書き足しています。
【緊急でない】はこれから先やりたい!もしくはやらなければならないことを書いています。
※業務内容なので画像は加工してます※

こうやって見た感じ、、すんごいぐちゃぐちゃしてますね。
今回は思い出せる範囲でタスクを書き出したのですが、これを見る限り全く整理されていなく、
今後人が増えると現場にパニックが起きることが安易に予想されます。(確実に死ねます

次はタスクを確認し、少しずつ整理していきます。
フレームワークは残しつつ、「ゴール」を意識して、フレームワークを崩し、
自分たちがやりやすい整理の仕方を模索しました。
ゼロにできるものはないか?
ゼロに近づけれるものはないか?
(効率化・自動化・アウトソースできるもの、ルールを変更していけるもの、条件の変更など)

例えば、「名刺発注」というタスクは、毎週のように発生するのですが、
1.各社員から総務にフォームで依頼がくる
2.総務がフォームを確認して、名刺発注業者に発注する
3.名刺のサンプルが業者から送られてくる
4.サンプルが送られてきたら総務と依頼した社員で確認し、発注をかける
ざっと上のようなフローなのですが、
これをルール変更して効率化できるのか、自動化できるのか、はたまた外部にアウトソースできるのか
検討していくという感じです。

ここに、CSE部MGRがいるのがChatworkの総務の強いところです。
その場で自動化できるか出来ないかの勘所がわかるので、サクサク議論がすすみます。
フレームワークに囚われず、自分たちで話し合いながら、柔軟に対応できる。それがこの合宿のミソです。
全体のタスクの中で、残念ながらゼロにできるものはなかったのですが、
ルールを変更することや、役割の確認、自動化などで、ゼロに近づけれるものが実は結構ある!
という結論に。

↓タスクを見直し、整理した結果↓

タスク整理が結構できました
あんなにグッチャグチャだったタスクを見事整理することができました。

1.明日から取り掛かるれる案件
2.自動化 or アウトソースを進められる案件
3.重要ではなく、緊急ではない案件
今やるべきもの、何をしなければいけないのか、各々で部署の問題を把握し、整理することで、
今自分がどれに取り掛かることができるのか、優先度を確認しつつ”見える化”することができました。

ロードマップの作成
その後、ロードマップを皆で作成。
注)左手前の内田さんは携帯を見ていますが、サボっているわけでもスマホ依存症なわけでもなく、
台風情報を確認し皆にシェアしていたようです。

スケジュールを完遂するのに必要なリソース、コストなどを検討しました。
また、タスクを見える化したことで、コストの検討や、来期に向けての施策も少しイメージがしやすくなりました。

合宿初参加のまとめ

意外と見直しにも時間がかかりましたが、非常に充実した一日となりました。
管理部門として、普段は社内で起こることに臨機応変に対応していくのですが、
その時間を割いたりすることで、ついつい自分のやるべきタスクを忘れてしまったり、やらなければいけないことを後回しにしてしまったりと、なかなか整理ができていませんでした。
今回見直したことで、今私たちがやるべき案件や、環境の改善など、違う視点で追えたのがとてもよかったと思います。
今回私は部署の合宿は初でしたが、たまには違う環境で集中しながら自分の仕事に向き合ってみるのもよいことだな〜と実感しました。
今回の合宿を活かし、明日からも業務を改善し、取り組んでいきたいと思います。

ということで、以上、人事総務部合宿リポートでしたー

追伸:尚、大阪オフィスで合宿をしていた西尾さんは、『家に着くまでが合宿だから』といって、
   自宅まで30キロの距離を自転車に乗って帰って行きました。

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